Réussir son événement : les nouvelles tendances

Actualités et conseils

Ces dernières années, nous avons constaté que les formats de conférence classiques ont eu plus de difficultés à attirer le même nombre de visiteurs et d’exposants qu’auparavant. Le public des congrès a changé, et ses attentes quant à ce qu’un événement devrait offrir ont augmenté au-delà des conférences et des débats sur la scène principale. Pour rester pertinents dans un secteur en mutation, les organisateurs d’événements, spécialisé dans un emploi évènementiel, doivent adapter et développer leurs concepts d’événements.

Les entreprises technologiques et les start-ups, qui ne sont pas insensibles à l’innovation, semblent être à l’origine de la tendance à la célébration festive d’événements et de congrès de grande envergure. South by Southwest (SXSW) à Austin, aux États-Unis, Web Summit à Lisbonne ou Slush à Helsinki sont trois exemples exceptionnels d’événements technologiques qui disposent d’espaces et de zones intimes, ont introduit de nouvelles activités telles que la nourriture servie par un traiteur de luxe, la musique, le divertissement et les ateliers, et ont diversifié les contenus dans différents scénarios pour répondre aux intérêts des visiteurs. De plus en plus, des espaces dédiés aux réseaux sociaux sont créés pour encourager les visiteurs à créer le meilleur contenu et ainsi amplifier et viraliser le message de l’événement.

Vous verrez que la plupart des éléments mentionnés ci-dessous se recoupent sous différents aspects. En effet, non seulement la technologie nous a offert un nouvel horizon pour la création d’événements, mais elle nous a également permis de nous concentrer sur une expérience plus immersive pour les participants.

Lieux inhabituels et uniques

Alors qu’auparavant, la salle de conférence d’un hôtel moyen semblait être la seule alternative, aujourd’hui, les hôtels eux-mêmes tentent de rattraper leur retard en matière d’espaces événementiels inhabituels et innovants et de faire vivre des expériences mémorables à leurs clients, que ce soit à Paris, Amsterdam, Berlin, Londres, Bruxelles… la liste est longue.

Seuls 16% des organisateurs d’événements affirment être extrêmement sûrs de leur lieu lorsqu’ils entament le processus de sélection. C’est aussi pour cette raison que les options de centralisation et de simplification du service de sourcing deviennent de plus en plus essentielles pour le secteur de l’événementiel. Fournir une plate-forme facile où vous pouvez non seulement trouver un lieu unique pour votre événement mais aussi tous les autres services dont votre événement pourrait avoir besoin, de la restauration à l’hébergement de vos invités, permet aux organisateurs d’événements de gagner beaucoup de temps, où qu’ils soient.

Diversité et inclusion

Avant d’aborder le vaste sujet de la diversité, de l’inclusion et de la représentation, il faut comprendre qu’il ne s’agit pas simplement d’une tendance, mais que nous la considérons de plus en plus comme une valeur nécessaire et longtemps délaissée qui a rassemblé des personnes de tous les secteurs et domaines. Et cette valeur ne fera que s’étendre dans un avenir proche.

Vivre dans une société intégrée et diversifiée exige que même l’industrie de l’événementiel s’adapte et évolue en conséquence. Quelle était la diversité de la représentation au sein du panel lors de la dernière conférence à laquelle vous avez participé, que ce soit en termes d’ethnie, de religion, de sexe ou d’âge ? Diverses conférences et congrès tels que le Web Summit organisé chaque année à Lisbonne ont, par exemple, inclus des initiatives telles qu’un salon « Women in Tech » qui a fourni une plate-forme pour l’autonomisation des femmes dans les entreprises et les communautés technologiques à travers le monde.

Rendez votre marque inséparable

L’héritage de votre événement n’est pas seulement fait par votre équipe de marketing. Vos participants sont en grande partie responsables de l’image de votre événement à l’ère des médias sociaux. Des tactiques de décoration de votre événement aux assiettes que vous servez, en passant par des initiatives telles que les cabines photos ou un moment de fantaisie sur le tapis rouge. Attendez-vous à ce que les événements adoptent encore plus cette tendance en 2020.

La technologie prend le dessus

Dès la phase de pré-production de votre événement, avec des outils et des logiciels et même la possibilité de visiter les lieux grâce à la technologie de la réalité virtuelle. Pendant l’événement lui-même, avec des expériences de plus en plus personnalisées offertes à vos invités par le biais d’un smartphone avec des applications interactives, la gamification, des sondages et bien plus encore ! De nombreux organisateurs d’événements réfléchissent à différentes façons d’utiliser la technologie aujourd’hui.

Une autre façon consiste à utiliser des tactiques basées sur les données pour s’assurer que l’expérience de chacun lors de votre événement est personnalisée et adaptée aux besoins et aux souhaits de chacun. Comment personnaliser un événement ? Vous pouvez laisser vos participants décider eux-mêmes des séances de travail et des exposés auxquels ils souhaitent assister en fournissant un programme personnalisable dans l’application de votre événement. Les applications peuvent utiliser les données et les intérêts des participants pour les « jumeler » avec d’autres invités complémentaires afin de créer un réseau et des interactions mémorables.

Durabilité et respect de l’environnement

Les salons professionnels sont la deuxième industrie à produire le plus de déchets au monde. La durabilité et la réduction des déchets vont (nous l’espérons !) continuer à augmenter. De plus en plus, les participants exigent des incitations durables et des codes de conduite pour leurs événements. De plus, faire un pas de plus avec des initiatives écologiques tel que l’emballage recyclable est toujours récompensé par une visibilité et une représentation en ligne. C’est une situation gagnant-gagnant.

La réduction des vols inutiles est également une nouvelle prise de conscience des organisateurs d’événements. Aujourd’hui, vous pouvez littéralement éviter de prendre l’avion et visiter un lieu grâce à la réalité virtuelle, qui évite aux organisateurs d’événements de devoir se rendre sur le lieu réel pour le voir et le comprendre. En outre, nous avons vu des événements réels se dérouler entièrement grâce à la réalité virtuelle et à la réalité augmentée, comme la F8 (conférence des développeurs Facebook) et Google I/O 2020.

Événements expérimentaux

Tout est affaire d’expérience utilisateur, depuis les stands d’inscription jusqu’aux suites de votre événement. La cartographie de l’expérience de vos invités est essentielle pour l’événement mémorable d’aujourd’hui. La meilleure et la seule façon d’y parvenir est de penser de manière innovante à chaque environnement que votre invité occupera. Comment faire de vos pauses-café une expérience mémorable ? Quelles sont les nouvelles façons de faire des présentations qui pourraient inspirer le public d’une manière sans précédent ? Comment les nouvelles technologies peuvent-elles fournir une expérience immersive pour votre événement ? La planification traditionnelle sera largement dépassée en 2020 : les outils et les possibilités offerts aujourd’hui exigent une nouvelle façon de planifier des événements expérientiels, ce qui est super excitant !

Festivalisation

Comment faire de votre événement une expérience plutôt que de le transformer en un festival ? Le meilleur exemple de cette nouvelle tendance est peut-être le sommet des moins de 30 ans de Forbes, un rassemblement de 7 milles personnes où un véritable festival de musique est organisé de l’intérieur de l’événement. Le terme « festivalisation » ne se réduit toutefois pas nécessairement aux festivals de musique.

En général, la tendance à la festivalisation des congrès est une opportunité pour le développement de l’industrie. La transformation du concept même de l’événement offre la possibilité de cibler de nouveaux publics et de diversifier son propre public. Les formats contemporains plus divertissants s’adressent également à un groupe cible plus jeune et plus international.

Faites durer votre événement

À l’ère du numérique, toutes les informations devraient être non seulement numériques, mais aussi partageables et illimitées. Faites durer votre événement en produisant tout le microcontenu qui est pertinent pour vos invités et votre marque. Il peut s’agir soit d’articles écrits sur la base de la présentation de l’événement, de podcasts, d’infographies, de tweets, de diapositives, de vidéos, de photos… Les possibilités sont infinies. Faites revenir tout ce trafic vers vous !

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