Vous avez donc été chargé de planifier les événements de votre entreprise pour 2 000 employés et partenaires. Vous avez les compétences organisationnelles et une petite équipe de personnes créatives avec qui travailler. Pourtant, la conférence de l’année dernière a connu quelques problèmes – manque de transport pour se rendre sur place, problèmes techniques, manque d’engagement et la liste est longue. Il se peut donc que vous soyez un peu nerveux à l’idée de vous y attaquer à nouveau.

Pour faire passer votre événement d’entreprise au niveau supérieur cette année et offrir une expérience vraiment inoubliable aux participants, pensez à adopter les dernières technologies. En intégrant les bons outils, tels qu’une application pour les événements d’entreprise, votre équipe peut bénéficier d’un processus de planification plus efficace tout en construisant un événement attrayant et passionnant.

Les dernières technologies en matière d’événements peuvent améliorer l’engagement et la participation des participants. Lorsque votre événement adopte de nouvelles technologies, il renforce votre réputation auprès des employés, des clients, des partenaires et des autres participants. Si vous souhaitez que votre événement d’entreprise impressionne réellement tous vos participants, envisagez de proposer ces innovations :

#1. Personnalisation

Les participants à l’événement d’aujourd’hui ne veulent pas avoir l’impression d’être conduits comme des moutons de salle de conférence en salle de conférence. Ils ont plutôt besoin de détails personnalisés et d’une technologie qui leur permette de se sentir comme s’ils participaient à un événement.

Parmi les technologies les plus récentes, citons la reconnaissance faciale à l’enregistrement, l’intelligence artificielle (IA) sous forme de chatbots qui répondent aux questions et les recommandations personnalisées pour les groupes d’experts et les personnes avec qui communiquer.

Bien que ces outils soient passionnants, ils ne sont pas possibles, ni même adaptés à de nombreux événements. Au contraire, l’intégration d’une application événementielle avec des outils personnaliséspeut combler le fossé. Lors de la planification d’un événement d’entreprise, recherchez des applications qui comprennent un agenda personnel et un marquage couleur multipiste facile à explorer, afin que les participants puissent profiter d’une expérience personnalisée et ne jamais manquer un panel ou un mixage important.

Pour une véritable expérience d’événement personnel, permettez à vos participants d’organiser eux-mêmes des activités sociales comme des dîners et des rencontres. Un tableau d’affichage public à multiples facettes ou une fonction de discussion de groupe peut permettre aux participants d’explorer de nombreuses possibilités de concevoir leur propre expérience et de tirer le meilleur parti de votre événement.

#2. Engagement des participants

La tendance des événements est à l’engagement des participants. Les participants préfèrent les événements dynamiques et interactifs aux séances d’écoute statiques, mais le format de votre événement peut être difficile à modifier pendant le processus de gestion de l’événement d’entreprise. En tirant parti d’une technologie facile à adopter, vous pouvez stimuler l’enthousiasme et la productivité tout au long de l’événement.

La récente technologie d’engagement des participants, le Event Community Board, permet aux organisateurs de parler directement aux participants pour les maintenir engagés avant même votre événement. Vous pouvez utiliser ce lieu pour recueillir des questions pour une séance de questions-réponses, découvrir leurs aspects préférés et recueillir des commentaires avant et après l’événement.

Sortez des sentiers battus grâce à une intégration aux réseaux sociaux qui affiche des tweets et des messages en direct sur un grand écran sur le lieu de l’événement. Les murs sociaux génèrent de l’enthousiasme en temps réel, encouragent les participants à poster et renforcent le bon hashtag à utiliser. Vous pouvez également utiliser un sondage en direct via une application événementielle pour poser des questions aux participants. Il peut s’agir d’obtenir un retour d’information instantané sur le lancement d’un nouveau produit ou de poser une question amusante pour briser la glace.

#3. Amplificateur de réseau

Les organisateurs d’événements ont déclaré que 82 % des participants donnent la priorité au réseautagelorsqu’ils participent à un grand événement d’entreprise. Des applications avancées pour les événements peuvent faciliter ces connexions et permettre aux participants de trouver plus facilement de nouveaux prospects ou mentors. Lors des expositions et des salons professionnels, des technologies avancées telles que le QR scanning in-application et les solutions dynamiques d’engagement des participants pour les exposants peuvent stimuler le trafic et identifier des prospects potentiels.

Si vous êtes à la recherche de solutions de réseautage plus avancées, consultez la technologie SmartProfile. Elle permet aux participants d’identifier la bonne personne à contacter en explorant les profils détaillés des autres participants, qui comprennent des antécédents professionnels, des tweets récents et des nouvelles/blogs et sites web pertinents.

Même s’ils travaillent pour la même entreprise, les événements d’entreprise sont un excellent moyen de communiquer avec les membres de différentes équipes ou bureaux. Si votre événement prévoit des sessions de mentorat individuelles, des formations ou des temps de réseautage structurés, recherchez une application d’événement fournissant un calendrier de réunions.  Cela vous permettra de gagner du temps pour coordonner les réunions des participants.

Pour les réseaux d’affaires, vous pouvez impressionner vos participants avec des fonctionnalités avancées telles que la numérisation/échange de cartes de visite électroniques et la numérisation de badges. S’il s’agit d’un événement de consolidation d’équipe, vous pouvez leur permettre d’utiliser le tableau de bord communautaire pour créer des discussions de groupe afin de faciliter la communication. Augmentez leur productivité et aidez-les également à passer un moment agréable lors de votre événement.

Êtes-vous prêt pour l’organisation d’événements en interne ?

Apporter cette technologie à votre événement peut sembler passionnant, mais c’est plus que ce que votre équipe interne peut gérer. Dans ce cas, l’externalisation de la planification de votre événementd’entreprise pourrait être une bonne solution.

Pour déterminer si vous devez opter pour la solution interne ou pour l’externalisation, posez-vous la question suivante. Si vous pouvez répondre à chacune d’entre elles par un « oui » assuré, votre équipe est prête à assumer la responsabilité de la planification de votre événement d’entreprise. Dans le cas contraire, l’externalisation pourrait être une excellente solution pour votre entreprise :

  • Disposez-vous d’un membre clé de votre personnel possédant l’expérience et les compétences nécessaires pour gérer le type et la taille de la conférence ou de l’événement que vous organisez ?
  • Le membre du personnel chargé de l’organisation de l’événement dispose-t-il de suffisamment de temps supplémentaire pour pouvoir gérer correctement la conférence ou l’événement sans être dérangé ?
  • L’employé clé a-t-il l’expérience, les connaissances techniques et les compétences de gestion nécessaires pour diriger une équipe chargée de soutenir l’événement – réservations, relations publiques, service clientèle, marketing, administration, liaison avec les sites, hébergement, voyages, conférenciers clés, informatique, etc.
  • Votre organisation dispose-t-elle d’une technologie et de logiciels de pointe pour gérer efficacement la communication de l’événement et l’inscription en ligne d’un grand nombre de participants ?
  • Le membre clé du personnel possède-t-il l’expérience et les compétences nécessaires pour négocier des « accords » avec les lieux, les hôtels, les sociétés de transport, etc.
  • Le membre clé du personnel a-t-il suffisamment d’expérience pour établir un budget adapté à la taille et au type de conférence ou d’événement prévu et pour tenir des registres financiers appropriés ?
  • Votre personnel est-il prêt à commencer à travailler sur la prochaine manifestation qui suivra immédiatement celle-ci ou doit-il « rattraper » le travail qu’il a manqué en organisant la manifestation ?

Si vous pensez que votre équipe n’est pas encore totalement prête, ne vous inquiétez pas. Travailler avec des organisateurs d’événements extérieurs présente des avantages considérables, et cela pourrait vous aider à offrir une expérience d’événement véritablement exemplaire.

8 Avantages de l’externalisation de la planification de votre événement d’entreprise

Coût réduit : Les employés d’une entreprise de planification d’événements ont généralement un taux horaire inférieur à celui d’un employé d’entreprise. Si la tâche de planification de l’événement nécessite 60 heures de travail, le recours à des employés externes réduira votre coût global.

Meilleurs tarifs : Une société d’organisation d’événements aura déjà négocié des « accords » avec des compagnies aériennes, des hôtels, des lieux de réunion, etc. sur la base d’achats en gros. Là encore, ce sera plus rentable qu’un événement unique.

Une attention à 100 % : Un planificateur d’événements se concentre uniquement sur votre fonction, de sorte qu’aucun détail important de l’événement ne soit oublié parmi les autres responsabilités.

Compétences et expérience : Une entreprise de planification d’événements d’entreprise possède des compétences spécialisées dans tous les aspects de l’organisation d’un événement réussi, notamment les lieux, l’hébergement, le transport, la restauration, les sièges, l’éclairage, la musique et l’engagement des conférenciers.

Idées créatives : Les planificateurs d’événements peuvent suggérer des idées de manière proactive, apporter des améliorations à vos idées et combler les lacunes pour faire de votre événement un succès remarquable.

Les budgets n’exploseront pas : Vous pouvez également établir votre budget et avoir l’assurance que les dépenses seront contenues sans mauvaises surprises à la fin.

Expertise technique : À la fin de l’événement, vous recevrez de précieuses données techniques de la société d’organisation d’événements pour vous aider à travailler avec les participants à l’avenir et pour les événements futurs.

Considérez le coût de l’organisation d’un événement amateur qui échoue : Cela inclut la perte de ventes, la perte de clients, la perte de clientèle et la perte d’activités futures. Les coûts sont énormes !

Travailler avec une entreprise d’organisation d’événements est une excellente solution pour de nombreuses entreprises. Souvent, elles ont l’expérience des dernières technologies en matière d’événements et des nouveaux outils qui permettront d’élever votre événement à de nouveaux sommets.