Si vous souhaitez organiser des événements véritablement respectueux de l’environnement, vous devez commencer par le début.

Certaines des premières décisions de planification que vous prenez – comme la ville et le lieu où vous accueillez l’événement – peuvent avoir un impact considérable. C’est donc à ce stade, dans la phase de préplanification, que les organisateurs ont le plus de pouvoir pour influencer la durabilité de leur événement.

Nous vous présentons ici sept moyens très efficaces de réduire l’empreinte carbone de votre événement. Découvrez comment créer des événements durables et écologiques en quelques étapes simples.

1. Embaucher les bons partenaires

Les organisateurs d’événements sont à l’origine de nombreuses pratiques de réunions écologiques, comme les badges nominatifs recyclables et les agendas sans papier. Mais l’organisation d’une réunion durable dépend en grande partie de la collaboration avec d’autres partenaires soucieux de la durabilité.

Lorsque vous contactez des fournisseurs et partenaires potentiels, demandez-leur quelles sont leurs pratiques en matière de durabilité des événements.

2. Choisissez des destinations vertes

Le choix le plus judicieux que vous puissiez faire pour un événement plus écologique est celui de l’endroit où il se déroule.

Aujourd’hui, de nombreuses villes et de nombreux comtés disposent d’un service de planification de la durabilité des événements ou d’un plan d’action pour le climat, et ces éléments font une grande différence. En général, c’est un signe que la communauté est plus consciente de son impact sur l’environnement. Mieux encore, la ville peut mener des initiatives qui soutiendront vos objectifs de durabilité.

En fait, certains bureaux des congrès et des visiteurs donnent même aux organisateurs d’événements des informations sur la durabilité dès le départ ou proposent des forfaits complets axés sur la durabilité. Par exemple, vous pouvez tout savoir sur les initiatives écologiques de Chicago sur le site Choose Chicago.

Quelques autres moyens de choisir un lieu respectueux de l’environnement :

  • Consultez la liste des lieux respectueux de l’environnement avec le Green Venue Report,
  • Référez-vous à un indice de durabilité,
  • Si vous avez une ville en tête, vérifiez ses performances globales en matière de durabilité.

3. Gardez à l’esprit la distance et le transport

À quelle distance de l’aéroport se trouve le centre de congrès ? À quelle distance se trouvent le centre de convention et les hôtels que vous recommandez ? Plus ils sont proches, plus le trajet jusqu’au centre de convention est court – ce qui signifie généralement une empreinte carbone plus faible.

Les transports publics, comme le train à grande vitesse, constituent une autre option écologique. Si des transports en commun sont disponibles entre le centre de convention et l’aéroport ou autour de la ville, cela aide !

Enfin, prenez en compte la possibilité de se déplacer à pied dans le quartier du centre de convention. Combien de chambres d’hôtel sont situées à moins d’un kilomètre du centre de convention ? Qu’en est-il des restaurants ? Plus le site principal est accessible à pied aux participants, plus l’impact sur l’environnement est faible.

4. Si nécessaire, mettez en place un transport de groupe

Si vous devez choisir un lieu qui ne répond pas aux critères ci-dessus, ne renoncez pas entièrement à un transport écologique. Mettez en place des covoiturages ou des navettes afin de pouvoir transporter plus de personnes à la fois.

5. Recherchez les certifications de durabilité

Renseignez-vous sur le nombre d’hôtels situés à moins de 3 km du centre de congrès qui détiennent une certification de durabilité d’une tierce partie (comme LEED, APEX/ASTM, Green Key ou Green Leaders). Plus il y a d’options, mieux c’est.

6. Éliminez les déchets potentiels de vos événements

Tout d’abord, faites-en sorte qu’il soit facile pour vos participants de se passer de papier. Envoyez des invitations par courrier électronique ou mettez en place une billetterie numérique – plutôt que d’envoyer des invitations ou des billets sur papier. Utilisez une application événementielle pour communiquer des informations essentielles sur l’événement. Mettez votre agenda en ligne ou dans l’application aussi !

Lors de l’événement, ne distribuez pas de bouteilles d’eau en plastique ni d’articles emballés individuellement aux participants. Placez plutôt des verres et des pichets d’eau dans l’espace de réunion.

7. Réduisez la consommation d’énergie et d’eau lors de vos événements

Pour réduire vos impacts sur l’énergie et l’eau, posez les questions suivantes :

Détenez-vous des certifications de durabilité ?

Les sites qui sont certifiés LEED ont suivi un programme de certification strict dans lequel les systèmes et les programmes de l’ensemble du bâtiment sont très efficaces et minimisent les déchets.

Le programme TripAdvisor GreenLeaders est un système d’auto-évaluation pour les hôtels qui se sont engagés à respecter un niveau minimum de pratiques et de procédures écologiques pour les événements dans leur établissement. Plus la note est élevée, plus le nombre de programmes et d’infrastructures en place est important.

Pouvez-vous réduire l’éclairage au minimum lors de l’emménagement et du déménagement ?

Pouvez-vous maintenir la climatisation ou le chauffage éteint pendant l’emménagement et le déménagement lorsque cela est possible ?

Pouvez-vous mettre en place un plan de mise hors tension et de fin de journée de l’évènement (en gros, demandez que les lumières soient éteintes et que tout autre équipement audiovisuel passe en mode d’économie d’énergie à la fin de la journée de l’évènement) ?

Que pouvez-vous facilement influencer en tant qu’organisateur d’un événement ? Pour réduire la consommation d’énergie et d’eau sur le site, n’oubliez pas d’éliminer l’eau en bouteille de votre événement, demandez au partenaire de restauration de ne pas verser à l’avance des verres d’eau pour les événements de banquet.

8. Rationalisez la gestion des déchets lors de vos événements

Pour réduire la quantité de déchets qui aboutissent dans les décharges, posez les questions suivantes :

Les poubelles sont-elles regroupées en ensembles de recyclage et de mise en décharge dans toute l’installation ? Si ce n’est pas le cas, demandez qu’elles soient regroupées de cette façon ou que vous vouliez des poubelles de recyclage clairement identifiées à côté de chaque poubelle du centre. Consultez la galerie des déchets du GVR pour voir des images d’une bonne signalisation des déchets.

Quel est le taux moyen de réacheminement des déchets pour le lieu de l’événement ? (cela vous donnera une estimation de la quantité de déchets de chaque évènement qui aboutissent à la décharge et de la quantité de déchets recyclés. Aux États-Unis, tout ce qui dépasse 50 % est plutôt bon)

Avez-vous une liste d’organismes à but non lucratif ou de programmes communautaires avec lesquels vous travaillez régulièrement pour donner les restes de matériel de conférence ?

Que pouvez-vous facilement influencer en tant qu’organisateur d’événements ? Pour réduire les déchets qui sortent, réduisez ce que vous apportez sur place. Encouragez les exposants à réduire ou à éliminer les dons sur place qui finissent souvent à la poubelle. Suivez ce qui reste à la fin de vos événements et voyez ce que vous pouvez faire pour réduire les documents imprimés, les cordons de badges, etc. Si vous pouvez réduire la quantité à produire, vous pouvez faire des économies et gagner de la place dans la décharge.

9. Optez pour des aliments et des boissons durables lors de vos événements

Pour réduire l’impact des aliments et des boissons, demandez ce qui suit :

Demander que les condiments (sucre, crème, etc.) soient servis en vrac

La cuisine fait-elle du compost organique ? Est-ce que vous recyclez les graisses de cuisine ?

Que pouvez-vous facilement influencer en tant qu’organisateur d’événements écologiques ? Intégrez autant d’aliments saisonniers, locaux et biologiques que possible, demandez si le site dispose d’un jardin sur place ou de vendeurs d’aliments locaux ou régionaux qui peuvent compléter vos menus.

10. Passez au vert dans l’organisation de votre événement

Utilisez-vous toujours un énorme classeur pour garder une trace de tous les détails d’un événement ? Économisez du papier (et du temps !) en utilisant une plateforme technologique pour la planification !

Voici un autre détail que vous n’avez peut-être pas pris en compte : Avez-vous besoin d’organiser des réunions de planification en personne ? Les réunions virtuelles sont une excellente alternative pour les personnes qui ne se trouvent pas au même endroit (vous économisez aussi de l’essence !).

11. Et bien sûr, recyclez lors de vos événements

Nous ne pouvions pas laisser le bon vieux recyclage sur la liste ! Dans le monde de l’événementiel, le recyclage se présente sous de nombreuses formes :

Faire don des matériaux inutilisés : Des choses comme les panneaux en vinyle et les panneaux d’affichage pourraient être réutilisés.

Faites-en sorte que les participants puissent recycler facilement : Placez des bacs de recyclage à côté des poubelles pour que les invités puissent facilement déposer les produits recyclables.

Choisissez des matériaux réutilisables : Évitez les produits jetables. Par exemple, insistez pour que les couverts et les serviettes en tissu soient réutilisables, ou récupérez les porte-noms en plastique à la fin de l’événement.

Vous êtes maintenant prêt à rendre vos événements et réunions plus écologiques !

Vous voulez faire passer la planification de la durabilité des événements à un niveau supérieur ? Introduisez des demandes « vertes » dans vos appels d’offres. De cette façon, votre engagement en faveur des événements écologiques sera clair pour tous les fournisseurs potentiels. Découvrez ensuite comment concevoir le meilleur plan de salle pour votre événement.

Vous voulez en savoir plus sur les événements écologiques ?

Comment créer un événement respectueux de l’environnement ?

Les événements les plus respectueux de l’environnement s’associeront à des sites certifiés par une tierce partie pour leur durabilité, mettront l’accent sur l’environnement en matière de transport et de déchets, et feront de la conscience environnementale une composante importante de l’événement lui-même.

Qu’est-ce qu’un événement écologique ?

Un événement vert est un événement qui intègre la conscience environnementale dans le but de minimiser l’impact négatif sur l’environnement en utilisant moins de ressources et en réduisant les déchets. Les quatre principaux piliers des événements verts sont un lieu respectueux de l’environnement, des options de gîte rural qui réduisent les déchets, une communication qui ne produit pas de déchets et des options de transport autres que les véhicules personnels.

Comment pouvons-nous réduire les déchets pendant les événements ?

Achetez des fournitures qui peuvent être servies dans des conteneurs en vrac, mettez en avant les options de recyclage plutôt que les poubelles, réutilisez autant de ressources que possible, communiquez numériquement, compostez ce que vous pouvez et sensibilisez vos participants.